Khi thiết kế poster hoặc letter hoặc gì gì đó mà cần phải xuất ra nhiều file cùng lúc thì tính năng trộn dữ liệu tự động rất có giá trị chứ không thể làm thủ công từng hình được. Thử tưởng tượng cần in 1000 thẻ đại biểu mà ngồi làm từng cái chắc ... chết !@#$!

Trong hệ sinh thái của Microsoft thì tính năng này được gọi là Mail Merge, còn đối với Adobe nó được gọi là Variables (nằm trong menu Window > Variables).

Chuẩn bị sẵn sàng các thứ sau:

  • Có 1 file thiết kế về cái mà ta muốn in ấn (hiểu như là template)
  • Có 1 file CSV hoặc XML chứa danh sách các thông tin về văn bản, đường dẫn hình ảnh mà muốn chèn hàng loạt vào template trên (nhập trong Excel rồi xuất thành đuôi .csv thay vì đuôi .xls hoặc .xlsx)
  • Có 1 thư mục chứa các ảnh muốn chèn
  • File script để đơn giản hóa quá trình trộn hàng loạt tải tại đây: ...
Ví dụ có 1 mẫu tem mác cần dán cho 100 máy tính, mỗi máy sẽ có một bộ gồm 4 barcode khác nhau chứa các thông tin về máy là SN, MAC, DateCode, Rev (như vậy đã có 4 x 100 = 400 hình ảnh barcode cần phải chèn để tạo thành 100 tem mác). 


CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CỤ THỂ VÀ CHI TIẾT NHƯ SAU:

1. Thiết kế mẫu như trên trong Illustrator

2. Tạo thư mục chứa file hình ảnh của các loại barcode và đặt tên file sao cho ngắn gọn dễ nhớ. Ở đây sẽ đặt lần lượt là SN1.jpeg, SN2.jpeg,... MAC1.jpeg, MAC2.jpeg,... date1.jpeg, date2.jpeg,...


3. Tạo 1 file CSV chứa thông tin về các file ảnh (bước này giống như kiểu đang mapping dữ liệu hình ảnh) bằng cách mở Excel và nhập theo nguyên tắc dưới đây, sau đó vào File > Save as và chọn kiểu file là CSV thay vì mặc định là XLS/XLSX:
  • Dòng 1 là tiêu đề của mỗi cột (nên viết không dấu)
  • Nếu dữ liệu cần nhập là ảnh thì tên của cột phải bắt đầu bằng dấu @, mà để gõ @ trong excel thì cần có dấu nháy đơn. Cụ thể: '@tieu_de
  • Cột chứa thông tin hình ảnh là tên file ảnh (có cả phần đuôi mở rộng). Ví dụ: SN1.jpeg chứ không chỉ viết là SN1.

4. Quay lại Illustrator, chèn lần lượt hình ảnh vào các vị trí cần chèn bằng cách vào menu File > Place

Sau khi chèn bộ dữ liệu thứ nhất xong sẽ được hình kiểu thế này:


5. (bước này quan trọng) Click chuột vào 1 hình ảnh barcode và nhìn sang thanh bar bên tay phải phần mềm, mở tab Layer. Layer nào đang được chọn thì sẽ hiển thị 1 ô vuông màu xanh lam ở bên phải. Click đúp vào tên layer đó và đổi tên thành tên của cột tương ứng trong file CSV.


Cụ thể, click chuột vào barcode ở mục MAC, nhìn sang tab Layer, click vào tên layer đó và đổi thành mac (vì trong file CSV, ta đặt tên cột chứa tên ảnh MACxx.jpeg là '@mac, không cần gõ cả ký tự @).


Làm tương tự với các hình ảnh barcode khác. Bước đặt tên này quan trọng để về sau phần mềm tìm được đúng cột dữ liệu hình ảnh để merge vào đúng vị trí.

6. Tiếp theo là làm thế nào để tự động đưa được 100 bộ dữ liệu còn lại vào đây chứ không thể làm thủ công được. Bằng cách tải đoạn script sau: ...

Trong Illustrator, vào menu File > Scripts > Other Script. Hộp thoại mở ra, ta tìm tới file script vừa tải về ở trên rồi chọn Open. Giao diện mở ra như sau:


7. Click vào Choose Data File và tìm tới file CSV mà chứa các thông tin về bộ hình ảnh cần chèn.


Được hình như sau:


8. Click đúp vào dòng có chữ mac > hộp thoại mới hiện ra tích vào Choose Folder rồi trỏ đến thư mục chứa các hình ảnh có tên MACxx.jpeg > chọn Open > chọn OK. 





Tương tự với dòng date:


9. Ấn vào Import Variables phần mềm sẽ tự động chạy nhập các bộ dữ liệu của mình vào. Ta có thể duyệt qua bằng cách click vào Cycle Update All Datasets để xem review các bộ dữ liệu. Ưng ý rồi thì ấn OK.


Ở đây mình ví dụ với 3 bộ số liệu nên nó hiển thị là 0 of 3, còn nếu là 100 bộ hoặc nhiều hơn thì sẽ là số đó.

Có thể vào menu Window > Variables để có thể xem lại review các bộ số liệu.

10. Lúc này trong bộ nhớ đệm của phần mềm đã lưu trữ dữ liệu của 100 bộ số liệu rồi. Tiếp theo là phải xuất ra 100 file kết quả.

Nguyên tắc sẽ là: tạo 1 bản record để ghi lại quá trình xuất 1 file ban đầu, sau đó chạy bản record đó để phần mềm tự động lưu 99 bộ còn lại (nếu không thì mình phải thực hiện thao tác lưu file 100 lần một cách thủ công > thế thì chết!!!)

Vào menu Window  > Action > Create New Action (biểu tượng dấu cộng ở phía dưới giao diện Action):


Đặt tên cho action là gì cũng được hoặc để mặc định. Nhiệm vụ của action này sẽ là ghi lại quá trình lưu file.

Vào menu File > Save as rồi chọn lưu thành định dạng mình muốn (JPG, PDF,...). Lưu xong thì quay lại bảng Action, tại thanh bar dưới cùng bảng Action, click vào nút hình vuông là nút Stop để kết thúc action.


Vẫn tại bảng Action, góc trên bên phải có biểu tượng mấy cái gạch gạch ngang, click vào đó, menu xổ ra ta nhìn xuống dưới cùng có lệnh Batch, click vào đó.


11. Giao diện Batch hiện ra cho phép thiết lập thông số > ấn OK là xong, dữ liệu sẽ được xuất hàng loạt. Chú ý:
  • Action thì chọn đúng tên action mà mình đã tạo.
  • Source thì chọn Data Sets chứ không chọn Folder.
  • Destination là nơi lưu file kết quả, tùy mình thích lưu ở đâu thì click vào Choose để thay đổi.


Vui lòng ghi rõ nguồn và dẫn link gốc bài viết này nếu chia sẻ bài viết để tác giả có động lực viết bài chất lượng: https://www.khai.edu.vn/2020/08/mail-merge-variables-hinh-anh-trong-adobe-illustrator.html