Hiện tại dịch vụ cho dùng email bằng tên miền riêng của Google, Outlook đều không cho miễn phí như xưa nữa mà phải trả phí khá là cao, tất nhiên phụ thuộc vào túi tiền và độ chịu chi của chủ doanh nghiệp. Mà bỏ tiền thuê Mail Server thì vất vả khoản cấu hình, bảo mật, dữ liệu dễ bị mất mát nếu có trục trặc server hay là lúc cần chỉnh sửa server.

Có 1 gợi ý có thể coi là tốt nhất trong đám Free là dịch vụ của Yandex. Hãng này nếu là dân IT chắc đều biết nó rất nổi tiếng của Nga. Dưới đây là một vài tính năng hay (với mỗi tổ chức thì tạo được 1000 mail và mỗi mail đó không giới hạn dung lượng)
:
Bài này sẽ hướng dẫn cách dùng dịch vụ mail của Yandex bằng tên miền riêng mua tại PAVietnam (các nhà cung cấp khác cũng cấu hình tương tự). Ví dụ hay dùng ten_user@gmail.com, ten_user@yandex.com thì sẽ thành ten_user@yourdomain.com. Các bước như sau:

Bước 1. Đăng ký tên miền với Yandex

Vào trang kết nối tên miền riêng của Yandex tại đây: https://connect.yandex.com/pdd/
Nhập tên miền riêng vào khung (ví dụ: abc.com) rồi ấn Sign up free.
Lúc này nếu chưa đang đăng nhập tài khoản mail yandex thì sẽ thấy hiển thị:
"Please log in to your Yandex account, or register"
Nếu có tài khoản mail yandex nào đó rồi thì ấn vào log in rồi đăng nhập tài khoản. Nếu chưa có thì chọn register và tạo cho mình 1 tài khoản (sẽ có dạng tenban@yandex.com) rồi đăng nhập để làm tiếp.

Bước 2. Xác thực sở hữu tên miền

Sau khi đăng ký tài khoản, đăng nhập và Sign up free tên miền, giao diện quản lý hiện ra:

Click vào tên miền sẽ hiện thị thông tin xác minh tên miền là chính chủ:
Có 4 lựa chọn để xác thực tên miền:
  1. Meta tag: copy đoạn mã được cung cấp <meta name=.... /> dán vào code của web tại vị trí sau thẻ <head>. Theo kinh nghiệm thì dùng phương án này hoặc phương án 2 ở dưới là dễ kết nối để xác thực.
  2. HTML file: tạo 1 file html có tên và nội dung như trong hướng dẫn của web rồi up nó lên thư mục gốc của web (cách này ok nếu cài web trên host riêng, còn dùng blogspot thì không được).
  3. DNS record: tạo 1 bản record trong phần quản lý của tên miền.
  4. WHOIS
Sau khi chèn đoạn mã meta vào sau thẻ <head> của file index.html ở thư mục gốc trên host hoặc up file html thì ấn vào Start verification. Nếu mọi thứ ổn thì xác thực sẽ thành công, giao diện tiếp theo xuất hiện. Khi click vào tên miền thì thấy báo là phải có bản ghi MX trong tên miền riêng.

Bước 3

Vào phần quản lý cấu hình tên miền, tạo 1 bản ghi MX như dưới đây rồi lưu lại:
  • Host: @ (hoặc tên domain ví dụ abc.com)
  • Loại: MX
  • Địa chỉ: mx.yandex.net. (lưu ý có dấu chấm ở cuối cùng)
  • Ưu tiên: 10
Sau đó đợi 5-10 phút hoặc lâu hơn phụ thuộc nhà cung cấp DNS, domain. Nếu thành công, sẽ có dấu tích màu xanh ở cạnh tên miền:

Bước 4. Tạo link đăng nhập mail riêng

Cách 1 (thô thiển): vào www.mail.yandex.com rồi đăng nhập tài khoản mail riêng với username đầy đủ ten_user@abc.com (có cả @abc.com).

Cách 2 (chuyên nghiệp): vào www.mail.abc.com rồi đăng nhập tài khoản với username là ten_user (không cần có @abc.com). Cách làm như sau: Tại phần quản trị tên miền, tạo 1 record mới như sau:
  • Host: mail
  • Loại: CNAME
  • Địa chỉ: domain.mail.yandex.net. (lưu ý có dấu chấm sau cùng)
Lưu lại và chờ 1 lúc để hệ thống cập nhật. Từ giờ sẽ truy cập mail bằng link www.mail.abc.com

Bước 5. Không cho email gửi đến bị chuyển vào mục Spam

Nếu không làm bước này, các email gửi đến rất dễ bị đẩy vào Spam.

Tại Yandex Connect (như hình trên), ở thanh bar bên trái, chỗ Pricing plans and services, click vào Email. Giao diện mới hiện ra, chọn tab DKIM signatures. Ở bên phải có box About DKIM signatures, click vào DNS Management. 
Giao diện mới hiện ra như sau và chú ý 2 mục khoanh đỏ sẽ dùng để tạo record trong phần quản lý domain:
Quay lại phần quản trị tên miền, tạo 2 record giống như mục khoanh đỏ ở trên:
  • Host: @
  • Loại: TXT
  • Địa chỉ: v=spf1 redirect=_spf.yandex.net
và:
  • Host: mail._domainkey
  • Loại: TXT
  • Địa chỉ: v=DKIM1..... (copy cái đoạn dài ngoằn vào nhé).
Lưu lại các thiết lập và đợi để hệ thống cập nhật. Từ giờ mail đến sẽ không bị đẩy vào Spam.

CÁCH DÙNG HỆ THỐNG MAIL VỚI TÊN MIỀN RIÊNG

1. Với quản trị viên, tạo tài khoản mail cho thành viên (dạng ten_user@abc.com)

Tại phần quản trị của Yandex Connect (nếu không nhớ thì link đây: https://connect.yandex.com/portal/admin), chọn Все сотрудники ở góc trên bên trái. Ở cột bên cạnh, phía dưới cùng có nút dấu + Add, click vào đó và chọn Add a person.

Điền các thông tin cho thành viên rồi thông báo tài khoản cho họ.

2. Với thành viên, sau khi được cấp tài khoản thì dùng để đăng nhập tại: www.mail.abc.com

Nếu có hiện thông báo đồng ý với điều khoản của Yandex thì tích chọn rồi OK là xong.

3. Sử dụng Mail Client để check mail thay vì đăng nhập web (chi tiết tại: https://yandex.com/support/mail/mail-clients.html)

Nhiều người, công ty thường sử dụng Outlook hay Thunderbird hoặc client nào đó để làm việc với mail thì cấu hình IMAP như sau:

Tại giao diện mail, chọn Setting hình bánh răng ở góc trên bên phải, chọn Email Client, tích chọn From imap.yandex.ru server via IMAP > Lưu lại thiết lập.

Tại mail client (Outlook, Thunderbird,...) cấu hình như sau:
Incoming mail
  • mail server address: imap.yandex.com
  • connection security: SSL
  • port: 993
Outgoing mail
  • mail server address: smtp.yandex.com
  • connection security: SSL
  • port: 465
Còn nếu sử dụng POP3 (bây giờ ít người dùng giao thức này) thì tại phần Setting mail chọn From pop.yandex.ru server via POP3, rồi cấu hình email client như sau:
Incoming mail
  • mail server address: pop.yandex.com
  • connection security: SSL
  • port: 995
Outgoing mail
  • mail server address: smtp.yandex.com
  • connection security: SSL
  • port: 465
Các thiết lập khác nằm trong Setting, có thể tự tìm hiểu thêm.